Bài diễn văn không phải chỉ đơn giản là việc bạn nói lên ý kiến hoặc thông tin của mình. Nó đòi hỏi một sự cân nhắc tinh tế về nội dung và cách trình bày. Điều này đặc biệt đúng khi chúng ta đang nói về hai trạng thái mà bài diễn văn có thể gặp phải - quá nhiều hoặc thiếu.
Hãy tưởng tượng bạn đang làm một cái bánh mì. Nếu bạn thêm quá nhiều bột, bánh sẽ trở nên cứng ngắt và khô. Ngược lại, nếu bạn cho quá ít bột, bánh sẽ không đạt độ dày cần thiết, kết cấu cũng bị ảnh hưởng. Đó là trường hợp tương tự với bài diễn văn.
Nói quá nhiều, hay còn được gọi là "overkill" trong lĩnh vực này, nghĩa là bạn đã cung cấp quá nhiều thông tin, tạo ra một bức tranh rối rắm và khó hiểu cho người nghe. Ví dụ, nếu bạn đang thuyết trình về lịch sử của máy tính, thay vì tập trung vào cách nó đã thay đổi cuộc sống của chúng ta, bạn đưa ra một dòng thời gian chi tiết từ năm 1837 đến nay, bao gồm các chi tiết kỹ thuật phức tạp. Điều này có thể khiến người nghe mất đi mục tiêu chính và cảm thấy bối rối trước lượng thông tin quá lớn.
Ngược lại, nếu bạn không cung cấp đủ thông tin (underwhelming), bạn sẽ gặp rắc rối khi cố gắng giữ người nghe ở lại. Tiếp tục ví dụ trên, nếu bạn chỉ nói rằng máy tính giúp chúng ta xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, nhưng không cung cấp bất kỳ thông tin cụ thể nào, người nghe có thể tự hỏi: "Vậy thì tại sao điều này lại quan trọng?"
Điều quan trọng cần lưu ý là cả hai trạng thái này đều gây ra những tác động không mong muốn. Đối với tình trạng "overkill", người nghe có thể cảm thấy chán nản và mất hứng thú. Trong khi đó, tình trạng "underwhelming" thì thường tạo ra sự bực bội và thậm chí có thể dẫn đến việc họ mất niềm tin vào thông điệp của bạn.
Để tránh hai tình trạng trên, điều quan trọng là phải nắm bắt được khán giả của bạn. Điều này đòi hỏi sự tìm hiểu và thấu hiểu. Bạn cần phải xác định xem khán giả của mình có hiểu biết gì về chủ đề này không, và nếu có, họ hiểu ở mức độ nào? Từ đó, bạn có thể xác định được mức độ thông tin cần cung cấp, đồng thời tạo ra một bài diễn văn thu hút và dễ hiểu.
Trở lại với ví dụ về lịch sử máy tính, nếu bạn biết rằng khán giả của mình đã khá hiểu biết về lĩnh vực công nghệ thông tin, bạn có thể tập trung vào việc giải thích cách máy tính đã và đang tiếp tục thay đổi thế giới của chúng ta. Tuy nhiên, nếu khán giả không có nhiều kiến thức về lĩnh vực này, bạn có thể phải cung cấp thêm thông tin về cách hoạt động của máy tính và tại sao nó lại quan trọng.
Kết thúc, hãy nhớ rằng mục tiêu cuối cùng của một bài diễn văn là để truyền đạt thông tin và quan điểm của bạn một cách hiệu quả nhất. Và điều này không thể thực hiện nếu bạn không cân nhắc kỹ lưỡng giữa việc cung cấp quá nhiều thông tin hay quá ít thông tin.
